בריף הוא מונח שהגיע מעולם ההפקה שמטרתו לתאר בקצרה את הפרויקט ומכאן שמו (brief)

במכרז שירותי דיגיטל וטכנולוגיות, מגדירים פרויקט ותוצרים והעבודה מתבצעת לפי תפוקות. על כן, אנחנו רוצים לספר לספק את כל המידע שיש ברשותנו ולציין מה התוצרים הרצויים ומה מסגרת הזמן על מנת שהוא יוכל לתמחר את העבודה.

הספק מתמחר את הפרויקט בפעם אחת, המחיר הוא "פיקס" (משמע הסיכון הוא על הספק), צריך לחשוב מראש על כל הדברים שאנו רוצים שיכנסו להיקף העבודה (SCOPE). הספק לוקח בחשבון כל פרט שמוסרים לו:
כולל פגישות ואלמנטים שמשפיעים על העבודה ואינם בהכרח תוצרים "נראים לעין" אלא הנחות יסוד בבסיס העבודה. 

לא תמיד ניתן לדעת מראש איך יראה הפרויקט ומה נכון להזמין מהספק ולפעמים המשימה היא לא פשוטה. ישנן דרכים בהן ניתן להגדיר את פרויקט גם בתנאי אי וודאות ולהבטיח גמישות לכם ולספק.
 

  • 1

    שם הפרויקט ורקע

     

    ברקע נספר על האתגר הרחב של המשרד או המחלקה שלנו, מה הבעיה והצורך, לאיזה קהלי יעד ואיפה נכנס הפרויקט המבוקש.

    כל מידע נוסף שיכול לשפוך אור על הסוגיה מאוד יסייע. מומלץ! לכתוב בשפה פשוטה ולא "ממשלתית", ללא קיצורים או ראשי תיבות ולתת כמה שיותר הפניות לחומרים ותוצרים שקיימים, אפילו כאלה שזמינים בחיפוש בגוגל (כי הספק לא תמיד ידע מה לחפש).

    האידיאל הוא שהספק יהיה מחובר ויבין את הסיבה שאתם צריכים את הפרויקט ולא רק את תכולת הפרויקט. 

  • 2

    תיאור השירות הנדרש

    ליבת הבריף - כאן נגדיר מה בדיוק מצופה מהספק לעשות כחלק מהפרויקט, מה התוצרים הרצויים ובאיזה אופן נרצה לקבלם.

    יש לתת "גידור" ככל הניתן לכל תוצר - למשל לציין: כמה בעלי עניין יצטרך הספק לפגוש, כמה משתמשים יש לראיין, איזה עומק עבודה נדרש לבצע.
    מומלץ!  להוסיף כל נתון שיסייע בהערכת היקף העבודה, כגון: מספר מסכים/עמודים/דפים בהם יידרש לטפל (לעצב/לתרגם/לערוך...), כולל ציון מספר גורמים ובעלי עניין שהספק יידרש להיפגש / לראיין / לעבוד מולם.  

    יש לציין אם נדרשת תחזוקה (בהיקף של 5%) ומאיזה רכיבים.

  • 3

    מילוי טבלה לפי 3 קטגוריות

    לצורך מילוי חלק זה, ניתן להיעזר במסמך הדוגמאות שפורסם

    התמחות- אחת מהתמחויות המכרז
    תיאור הפעילויות הנדרשות- מה יחידת התפוקה הנדרשת מה היא תכלול (שימו לב שבמערכת זו שורה שהספק יתמחר, אז שיהיה ברור מה יחידת המידה- עמוד / באנר / תהליך שלם...)
    הסבר- פירוט מה יידרש מהספק לבצע במסגרת משימה זו.
    שימו לב שניתן לבחור התמחויות מאותו האשכול. אם נדרשות התמחויות המצויות בשאכול אחר יש לכתוב בריף נוסף.

    נקודה חשובה! היקף הפרויקט ותוצריו צריכים להיות בהלימה לטבלת הפעילויות הנדרשות והכמויות שתציינו במערכת התיחורים הדיגיטלית, ככל שהטבלה תהיה מפורטת יותר כך הצעת המחיר תהיה מודולארית- כלומר ככל שתרצו לקבל מחיר לתוצר ספציפי או לקבוצת תוצרים- תחשבו על גמישות שלכם בפרויקט

  • 4

    לוח זמנים ודגשים נוספים לביצועו

    נכניס את מסגרת העבודה של הפרויקט והשלבים הנדרשים: פגישת התנעה, קבלת גאנט מהספק, סבבי הערות,פגישות לאישור תוצרים ועוד..

    נמלא טבלת לוח זמנים לפי העמודות הבאות:

    • שלב בפרויקט
    • מספר שבועות מצטבר בשבועות מתחילת הפרויקט
    • משימה מרכזית/תוצר נדרש
    • הערות
  • 5

    דגשים נוספים לביצוע הפרויקט

    כל דבר שהספק צריך לקחת בחשבון ויכול להשפיע על היקף העבודה או אופן העבודה: תדירות פגישות, מיקום הפגישות, סיווג בטחוני שנדרש, האם תינתן הדרכה לספק על מערכת כלשהי, האם הספק יצטרך להעביר הדרכה למשרד, דרישות נגישות, דרישות הקשורות לזכויות יוצרים, דברים שהספק צריך לקחת בחשבון שאינם "תוצרים" לדוגמה: בכל חודש תתקיים פגישה להצגת ביצועי המדיה בחודש הקודם והצגת תכנית העבודה לחודש הבא.
    יש לציין!האם יש גם תקציב לקידום ממומן ואם כן מהו.

יכול לעניין אותך גם

לפני שיוצאים לדרך

תקציב הפרויקט הוא אחד הקריטריונים אותם יש לקחת בחשבון עם פרסום הפניה לספקים ואשר ישפיע על סיווג גודל הפרויקט ואופן בחינת ההצעות בו. 

מערכת להפעלת המכרז

לטובת הפעלת המכרז ופרסום הפניות לספקים, יש להשתמש במערכת ייעודית, שתשמש גם את משרדי הממשלה וגם את הספקים להגשת ההצעות.