במסגרת תהליך האיכות במכרז המסגרת שאלנו ספקים האם הלקוח היה מרוצה מהעבודה איתם, מכולם למדנו דבר מאוד חשוב- "צריך שניים לטנגו" ברגע שהארגון המזמין עובד ביחד עם הספק, בשיתוף פעולה ותוך מערכת יחסים תקינה, בסבירות גבוהה יותר שיהיה פרויקט מוצלח. זה בידיים שלכם וכך תעשו את זה נכון:

  • 1

    קודם כל, מעל הכל

    בואו עם ראש פתוח. הספקים איתם תעבדו נבחרו לאחר תהליך ארוך ומדוקדק, וכל אחד מהם הוא חוד החנית המקצועי בתחומו. עבודה איתם תוכל להביא לכם ולמשרד תוצאות מופלאות, כאלו שלא חלמתם עליהן.   

  • 2

    במהלך העבודה

    תוכלו ללמוד מהספקים לא מעט. למעשה, אנחנו ממליצים על כך בחום - תעקבו, תבינו ותלמדו כיצד הם פועלים ומה הם עושים. הידע ישאר אצלכם ובמשרד, ותוכלו להשתמש בו שוב ושוב, לבד או עם ספק אחר.

  • 3

    הספקים

    הם השותפים שלכם לעבודה. לפיכך, לפני שמתחילים לעבוד תנו להם כמה שיותר חומר רקע: מדוע ועד כמה הפרויקט הזה חשוב? מהן המטרות שלו, והאם יש יותר מאחת? מי קהל היעד שלכם, ומה אתם יודעים עליו?

  • 4

    זה הזמן

    להפריה הדדית. תתייעצו עם הספקים בנוגע לכל שאלה או ספק שעולים לכם לגבי הפרויקט, והיעזרו בידע המקצועי שלהם כדי להבין טוב יותר למה כדאי לשים לב כשתקבלו את התוצרים. אתם מחליטים, אבל הידע שלהם יכול לסייע לכם רבות.

  • 5

    תאמו וקיבעו מראש

    עם הספק כמה שיותר פרטים: מבנה ומהלך הפרויקט, שיחות עדכון/שליחת סטטוס קבועות, אבני דרך, תוצרים, מספר סבבי תיקונים וכמובן - לוחות זמנים.

  • 6

    כדאי לעשות

    עבודה פנים משרדית במקביל: קיבעו מראש מהו תהליך האישור לתוצרים שיכין הספק. עוד לפני תחילת העבודה כדאי לקבוע מי יכלל בשרשרת המאשרים, איך יעבוד הסבב מבחינה טכנית, איך יתקבלו ההערות, מי מחליט אילו הערות יתקבלו וכמובן - מי נותן את האישור הסופי. גם כאן, כדאי לקבוע לוחות זמנים לכל המעורבים.

  • 7

    לא כדאי

    לאשר לספק להמשיך לשלב הבא לפני שיש אישור פנים משרדי סופי לשלב הקודם. זיכרו: זמנם של הספקים יקר לא פחות מזמנכם, ועבודה בצורה לא מסודרת עלולה לגרור סבבים אינסופיים של תיקונים, שיעיקו על כל המשתתפים.

  • 8

    פרט לשיחות

    עדכון שוטפות, עירכו לספק אחת לכמה זמן פגישה עם מנהל ממונה במשרד, כזה שלא עובד איתו ביום יום. לקראת הפגישה יידרשו כל המעורבים בפרויקט להכין עדכונים, ובמהלכה יוכלו להתעדכן עם אחרים וליישר קו.

  • 9

    הניסיון מראה

    שכמעט בכל תהליך של עבודה משותפת בין גורמים שמגיעים מרקע שונה יש חלקים שעובדים טוב יותר, ויש כאלה שפחות. אל תפחדו ממשברים ואל תתביישו להגיד לספק מה מעיק עליכם או לא מוצא חן בעיניכם בתוצרים או בתהליך. להיפך - נצלו את המשבר כדי לחתור לתוצרים ולתהליכים טובים יותר.

  • 10

    ולא פחות חשוב - תפרגנו

    כשדברים הולכים טוב, כשהתוצרים מגיעים בזמן, כשהתוצרים לטעמכם או כשאתם רואים שהספק משקיע מחשבה ומאמץ, אפשר וכדאי להגיד מילה טובה. פירגון (אפשר גם הדדי!) עושה את ההבדל והופך את העבודה המשותפת לנעימה יותר.